CONTABILIDAD
TEMA 2
LAS CUENTAS
Las diferentes
clases de operaciones
comerciales que realiza
una empresa deben
ser anotadas en
forma organizada, tomando
en consideración el
orden cronológico y
la naturaleza de
su concepto.
En
Contabilidad se emplean
vocablos especiales para
representar los bienes,
derechos, deudas, ingresos y
egresos los cuales
reciben el nombre
de CUENTA, que se
define como un
auxiliar contable donde
se registran los
aumentos y disminuciones
que representan conceptos
o situaciones similares
producto de las
actividades realizadas por la
empresa.
Las
cuentas son el
resultado de la
agrupación de las
diferentes operaciones comerciales con
características afines. Por
ejemplo: todas aquellas
operaciones que involucren entradas
o salidas de
dinero efectivo, se
registrarán en una
cuenta que suele llamarse “CAJA”,
pero si la
operación se realiza
con cheque, entonces
se denominará “BANCO”.
Muchas operaciones comerciales
se efectúan a
crédito. Otra situación
frecuente se presenta
cuando una empresa
vende a crédito
y en la fecha que
hace la venta
no recibe dinero
sino una garantía
de pago que
puede ser una
factura (CUENTAS POR
COBRAR) o una
letra de cambio
(EFECTOS POR COBRAR).
Es importante señalar
que al asignarle
nombre a una
cuenta no se
le debe cambiar.
CLASIFICACIÓN. (*)
Las
cuentas se clasifican
en:
1.
Reales
(MENOS: Cuentas valorativas)
2.
Nominales
3.
Transitorias
4.
De orden
1.
CUENTAS REALES:
Estas cuentas
representan valores de
Activo, Pasivo y
Capital. Aparecen en
el Balance General
o Estado de Situación.
ACTIVO: Está compuesto
por todos los
bienes y derechos
de la empresa,
es decir, las propiedades y
lo que adeudan
los clientes.
|
01
|
Caja
|
10
|
Seguros
pagados por anticipado
|
19
|
Derechos de
autor
|
|
02
|
Caja chica
|
11
|
. . . pagado por
anticipado
|
20
|
Gastos de
organización
|
|
03
|
Banco
|
12
|
Terreno
|
21
|
Gastos de
instalación
|
|
04
|
Cuentas por
cobrar
|
13
|
Edificio
|
22
|
Mejoras
propiedades ajenas
|
|
05
|
Efectos por
cobrar
|
14
|
Mobiliario
|
23
|
Publicidad promocional
|
|
06
|
. . .
por cobrar
|
15
|
Vehículo
|
24
|
Inversiones
|
|
07
|
Inventario
de mercancía
|
16
|
Plusvalía
|
25
|
Maquinaria en
desuso
|
|
08
|
Inventario de . . .
|
17
|
Patentes
|
26
|
. .
. en desuso
|
|
09
|
Seguros vigentes
|
18
|
Marcas de
fábrica
|
|
|
PASIVO: Se refiere a
las deudas u
obligaciones contraídas por
la empresa.
|
01
|
Sobregiro bancario
|
10
|
Efectos por
pagar
|
19
|
Anticipo de
clientes
|
|
02
|
Sueldos
y salarios por pagar
|
11
|
.
. . por pagar
|
20
|
Alquileres
cobrados por anticipado
|
|
03
|
Cuentas por
pagar
|
12
|
Retenciones:
IVSS, INCE
|
21
|
. . . cobrado por
anticipado
|
CAPITAL: Representa el
patrimonio de la
empresa donde se
incluyen los bienes
y derechos (Activos)
menos las deudas
u obligaciones (Pasivos).
|
01
|
XXXXX, Capital
|
03
|
Utilidad del
ejercicio ( C )
|
|
02
|
Xxx
dueño xxx, cuenta personal
(— C)
|
04
|
Pérdida del
ejercicio (— C)
|
CUENTAS VALORATIVAS (O DE
VALUACION): (-A ) Estas cuentas
se presentan en los grupos
del activo restándose
de la cuenta
a la cual
corresponda.
Representan una disminución al
saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para
reflejar el valor de realización de algún activo o
para mostrar el valor según
libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o
complementarias de activo son:
·
Provisión para cuentas incobrables
·
Depreciación acumulada
·
Amortización acumulada
|
01
|
Provisión para
incobrables
|
02
|
Efectos por
cobrar descontados
|
|
03
|
Depreciación acumulada . . .
§ edificio
§ mobiliario
§ vehículo
§ maquinaria
|
04
|
Amortización acumulada . . .
§ patentes
§ gastos de organización
§ derechos
de autor
§ mejoras
en propiedades ajenas
|
|
05
|
Agotamiento acumulado
de . . . mina, cantera,
yacimiento, bosque
|
2. CUENTAS NOMINALES:
Representan los Ingresos
y Egresos de la empresa durante
un ejercicio económico. Se cancelan
al final del
ejercicio económico con
el Estado de
Resultados o Ganancias
y Pérdidas.
INGRESOS: Son las
entradas de dinero,
producto de las operaciones
comerciales realizadas por
la empresa.
|
01
|
Ventas
|
04
|
Intereses ganados
|
|
02
|
Ingresos por
alquileres
|
05
|
. . . ganados
|
|
03
|
Ingresos por . . .
|
06
|
Utilidad en
venta de activo
|
EGRESOS. Son
todas las salidas de dinero, es
decir, los gastos
que resultan como consecuencia de
las actividades llevadas
a cabo por
la empresa.
|
01
|
Compras
|
06
|
Contribuciones . . .
|
|
02
|
Sueldos y
salarios gastos
|
07
|
Donaciones . . .
|
|
03
|
. . . gastos
|
08
|
Mantenimiento . . .
|
|
04
|
Gastos de . . .
|
09
|
Reparaciones . . .
|
|
05
|
Servicios públicos
|
10
|
Pérdida en
venta de activo
|
CUENTAS TRANSITORIAS
Estas cuentas las emplearemos
para reflejar operaciones que, debido a
contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las
cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al
cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de
nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones
Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
CUENTAS DE ORDEN
Las cuentas de orden son aquellas que controlan
operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones
de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del
activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General
pero no representan activos, pasivos o patrimonio. Ejemplo: Mercancías en
consignación, Mercancías en consignación per-contra
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS EN EL BALANCE GENERAL
ACTIVO
ACTIVO
CIRCULANTE
CAJA
En
esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de
tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el
banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se
emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.
BANCOS
Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las
denominadas cuentas corrientes bancarias.
Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en
dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operación deberá complementarse
con un apellido. Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta
Giros Descontados.
EFECTOS POR COBRAR
La
emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que
representen créditos a favor de la empresa.
Los documentos negociables más importantes que se controlan por
intermedio de esta cuenta son los denominados letras de cambio o giros y los
pagarés. Para que sean registrados en
esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa
reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.
CUENTAS POR COBRAR
Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por
medio de la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o
simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las
mercancías propiedad de la empresa adquiridas o producidas con la intención de
venderlas.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El
nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas
aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros
gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias
que nos obligan a emplear esta cuenta.
Por ejemplo las pólizas de
seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como
gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas
de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
Seguros Pagados por
Anticipado
Intereses Pagados por
Anticipado
Impuestos Pagados por
Anticipado
INVERSIONES
INVERSIONES A LARGO PLAZO
Están constituidas por cuentas que representan
inversiones a largo plazo o de carácter permanente, en títulos valores, bienes
inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de participación, préstamos y, en
todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas.
ACTIVO
FIJO
Esta constituido por cuentas que representan activos de
carácter permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más importantes deben
separarse por rubros, tales como:
TERRENOS
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el
valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han
levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales,
etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de
Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para
futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o
a largo plazo.
EDIFICIOS
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el
valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales,
etc., que sean empleados por la empresa
para la producción de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones,
significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para
rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo.
MAQUINARIA
En las empresas de tipo industrial (fabricación de
productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo:
producción de energía eléctrica, etc.,
empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas
empleadas en la producción de bienes y servicios.
MUEBLES Y ENSERES
La cuenta Muebles y Enseres, también denominada
Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc.,
usadas en las diversas oficinas de loa empresa.
EQUIPOS DE OFICINA
Debido, primero a la mecanización y actualmente a la
computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado
costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de
computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos
en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que
controlará la inversión en co0mputadoras, calculadoras, procesadores de
palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
ACTIVO
INTANGIBLE
PATENTES
Las patentes representan los derechos otorgados a una
persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de
exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de
años. (En nuestro país 15 años).
MARCAS DE FÁBRICA
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos
distintivos de los productos de una empresa.
Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso,
explotación o venta de la marca.
PLUSVALIA
El término plusvalía se aplica para indicar el excedente
o diferencia entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor
independiente de sus activos tangibles e intangibles.
CARGOS
DIFERIDOS
GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS
En la constitución y legalización de una empresa se
suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta
relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al
primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se realizan con la
intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara
ingresos.
GASTOS DE DESARROLLO
Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que
generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se
incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas
pérdidas, cuando la empresa aún no ha comenzado su etapa operacional. En
consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro
se podrían asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos.
Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse.
MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS
Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales
comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus
necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a
períodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el
contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la propiedad que se
desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada
cantidad por anticipado. Estos gastos no
deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo
que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten.
CUENTAS
DE ORDEN
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas
de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de
los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se
encuentran:
DEUDORAS
GIROS AL COBRO EN BANCOS
Es la cuenta
que representa la cantidad de
efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos.
MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN
Son mercancías que
podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones
con dicho proveedor.
ACREEDORAS
(PASIVO)
GIROS AL COBRO EN BANCOS - PER CONTRA
MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN - PER CONTRA
PASIVO
PASIVO
CIRCULANTE
EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero,
por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas
cuentas controlarán deudas de la empresa.
GASTOS ACUMULADOS
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no
canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas
eventualidades
·
Impuestos pendientes de pago
·
Sueldos devengados por pagar
·
Gastos diversos por pagar
PASIVO
A LARGO PLAZO
HIPOTECAS POR PAGAR
Una
hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a
favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder
del deudor. Este tipo de operaciones se
controlarán por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian
hipotecas por cobrar, pero en este caso, y esta de más decirlo, no se
presentará en el pasivo sino en el activo.
Si se presentara el caso de una
Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a
largo plazo sino en el pasivo circulante.
APARTADOS
Existen distintos tipos de apartados, pero todos están constituidos por
cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones
de uno o más ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de
carácter eventual o contingente que mantienen la empresa tales como
prestaciones sociales, garantías otorgadas a terceros, litigios pendientes,
etc.
CREDITOS
DIFERIDOS
Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo son
los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y
las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la
empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios.
PATRIMONIO
CAPITAL
SOCIAL
Es la parte de los
bienes aportada por los accionistas. El
capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al
capital social la cuota no pagada del mismo.
SUPERÁVIT
El término superávit significa exceder, sobrar, residuo
y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.
El superávit es el término más apropiado para las
utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales -
superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del
capital – ganancias en la emisión de acciones – superávit de capital-; c) por
donaciones – superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos –
superávit por revalorización de activos.
RESERVAS
Las reservas representan utilidades retenidas para el
fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado como
podría ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si
obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas ganancias
para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas
utilidades.
En Venezuela, el Código de Comercio, exige que de las
ganancias netas que obtengan las Sociedades Anónimas deberán apartar el 5% para
la formación de una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de
su Capital Social.
Reservas
Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan
los accionistas y que regulan la vida de la sociedad.
Reservas
Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad
propia apartar una parte de las ganancias para reservas con distintos fines.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS EN EL ESTADO DE GANACIAS Y PÉRDIDAS
En este rubro existen muchas cuentas que a
nuestro parecer están de más describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales
como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,-
trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen una
mayor complejidad.
GASTOS DE VENTAS
Controlará todos
los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios realizados por la
empresa.
Se desglosan en
tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos controlar. Por
ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos. La propaganda a su vez se
desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Los gastos de administración son de la misma naturaleza
que la cuenta anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por
concepto de administración. También se puede y debemos dividirla en tantas
subcuentas como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de
sueldos de administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.
EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS
En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos
provenientes de operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se
obtienen con carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias de
cada empresa.
No seria correcto cargárselos a Gastos de Ventas o
Administración, ni abonárselos a los productos de las ventas o servicios
normales. Entre otras tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de edificios; beneficios o
pérdidas en ventas de activos fijos.
PARTES DE UNA
CUENTA.
(1) NOMBRE
DE LA CUENTA
|
(2)
FECHA
|
(3)
DESCRIPCIÓN
|
(4)
DEBE
|
(5) HABER
|
(6) SALDO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
EXPLICACIÓN:
(1)
En la parte
superior se escribe
el nombre de
la cuenta.
(2)
En esta
columna se registra
la fecha correspondiente al día que
se realizó la operación
comercial.
(3)
Descripción: es el detalle
o concepto de lo que se
registra.
(4)
Debe: columna de la izquierda donde se
anotan los valores que se
cargan
o debitan.
(5)
Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se abonan o
acreditan.
(6)
Saldo: constituye la diferencia
entre el debe
y el haber.
6.1
Saldo deudor: ocurre
cuando los cargos (debe) son mayores que los
abonos (haber). Debe
> haber
6.2
Saldo acreedor: se presenta si la suma de
los abonos (haber) es mayor a
la de los cargos (debe).
Haber > debe
6.3
Cuenta saldada: en este
caso el saldo
es “cero”,
porque el debe y el haber
tienen totales iguales. Debe ═ haber
COMO CONCLUSIÓN:
CARGAR o
debitar: Registrar una
partida en la
columna del debe.
ABONAR o
acreditar: Registrar una
partida en la
columna del haber.
REPRESENTACIÓN GRÁFICA
DE LA CUENTA
La
cuenta se representa
gráficamente como una “T” y se
le conoce como “Cuenta T” debido
a la semejanza
con la letra
de nuestro alfabeto. Se
utiliza con fines
de estudio y
para simplificar la
solución de los
problemas.
CODIFICACIÓN
DE LAS CUENTAS
Es un proceso de asignación de referencias numéricas a las cuentas de mayor y sub cuentas, para obtener una
clasificación flexible, pormenorizada y detallada, de manera que permita una
distinción desde el punto de vista sistemático.
Ejemplo:
|
Genero
|
1
|
Activo
|
|
Grupo
|
1.1
|
Activo Circulante
|
|
Rubro
|
1.1.1
|
Efectivo y Equivalentes
|
|
Cuenta1
|
1.1.1.01
|
Caja
|
|
Cuenta2
|
1.1.1.02
|
Bancos
|
|
Sub – Cuenta1
|
1.1.1.02.001
|
Banco Sofitasa
|
|
Sub – Cuenta1
|
1.1.1.02.002
|
Banco Bicentenario
|
